Ilgalaikiams tikslams reikia kelių metų plano, trumpalaikiams – kas ketvirtį, o dabartiniams – mėnesio, savaitės, dienos. Kas iš tiesų svarbu planuojant? Štai 6 svarbiausi veiksmingo planavimo žingsniai.

Laiko valdymo specialistai patariaplanuotieinamuosius reikalus tai daryti savaitės perspektyvoje, nes savaitė suteikia platesnį kontekstą mūsų veiklai. Į ką atsižvelgti organizuojant užduotis?

Laiko lentos dėka sužinosite, kad jums nereikia daryti visko! Tada pajusite džiaugsmą leisti laisvalaikį. Mūsų asmeninė ir profesinė sėkmė labai priklauso nuo to, kaip organizuojame savo laiką. Išlaidavimo būdą pasirenkame patys, prisiimame ir šių sprendimų pasekmes. Kad laikui bėgant gerai valdytume save, vadovaukimės Stepheno R. Covey’o nuostata: „Užuot sutelkę dėmesį į teisingą dalyką, turite sutelkti dėmesį į teisingą dalyką“. Mūsų sprendimus dėl laiko panaudojimo įtakoja du kriterijai – skubumas ir svarba. Mes dažnai sureikšminame per daug užduočių. Tačiau tinkamas prioritetų nustatymas reiškia suvokimą, kas daugiausia yra mūsų vertybių hierarchijoje, o ne tik reaguoti į neatidėliotinus reikalus. Kaip juos atskirti vienas nuo kito? Skubumas – tai kriterijus, susijęs su laiku, svarba mūsų tikslams pasiekti. Praktinis įrankis, parodantis veiklos apimtį ir padedantis nustatyti, kas iš tiesų svarbu, yralaiko lenta . Svarbiausia efektyvių veiksmų ir planavimo sąlyga yra sutelkti dėmesį į II kvadrantą ir tuo pačiu metu pašalinti daug veiklų iš I ir III bei nekreipti dėmesio į ketvirtąjį ketvirtį.

Svarbu

Laiko juosta: I ketvirtis

Jame yra ir svarbių, ir skubių dalykų. Tai „krizių valdymas“ – strateginės svarbos ir neatidėliotinų reikalų veikla. Šį ketvirtį dirbame, pasitelkiame savo žinias, kad reaguotume į daugybę situacijų ir priimtume iššūkius. Negalime nepaisyti šių dalykų.

Laiko juosta: II ketvirtis

Apima svarbius, bet ne skubius reikalus. Tai „kokybiškas“ kvartalas, kuriame tvarkomės patys: kuriame ilgalaikius planus, numatome problemas ir joms užkertame kelią, ugdome gebėjimus, regeneruojamės, leidžiame laiką su artimaisiais. Kuo daugiau laiko praleidžiame šį ketvirtį, tuo daugiau jis didėjamūsų gebėjimas veikti. Apsileidus jame vykdomai veiklai, I kvadrantas išplečiamas, o tai galiausiai mus suryja, sukelia stresą ir perdegimą.

Laiko juosta: III kvadrantas

Jame yra skubių reikalų, bet ne svarbių. Tai ketvirtadalis kliedesio, nes triukšmas apie tai, kas skubu, gali sukurti svarbos iliuziją. Šiame kvadrante atliekame veiksmus, kurie yra aktualūs, bet svarbūs kažkam kitam, pildome kitų žmonių lūkesčius, manydami, kad esame I kvadrante.

Laiko juosta: IV kvadrantas

Tai nėra skubūs ir nesvarbūs dalykai. Sumažindami laiką, praleistą šiame ketvirtyje, turėsime laiko tikrai svarbiems dalykams.

LAIKAS LENTELĖ
SVARBU

SKUBIAI

  • krizinės situacijos;
  • skubūs reikalai;
  • užduočių su įgyvendinimo data, susitikimu, pasirengimu susitikimams

SKUBIAI

  • pasiruošimas;
  • nurodykite reikšmę;
  • planavimas;
  • santykių kūrimas;
  • tikras poilsis;
  • patikėti atsakomybę.
NETEISINGAS
  • kai kurie telefonai;
  • kai kurie laiškai, ataskaitos;
  • kai kurie susitikimai;
  • artimiausi skubūs reikalai;
  • daug įprastos veiklos.
  • kasdienis gyvenimas, reguliari veikla;
  • neįpareigojanti korespondencija;
  • kai kurie telefonai;
  • laiko švaistymas;
  • malonumas;
  • per ilgai žiūri televizorių.

1. Efektyvus planavimas: pagalvokite apie savo viziją ir misiją

Kai pradedi planuoti savo veiklą, pagalvok, kas tau gyvenime svarbiausia. Pagalvokite apie savo viziją, ką norėtumėte veikti, taisykles, kurių laikotės (kompasas!). Kad ir kaip toli tai atrodytų, tai nepaprastai svarbu, nes jūsų įsitikinimai daro įtaką sau keliamiems tikslams, priimamiems sprendimams ir jūsų laiko praleidimui.

Perlinkimas savo misijos atžvilgiu yra esminė sąlyga norint veikti pagal tai, kas svarbu, nes tai daro didelę įtaką kitų II ketvirčiui priskirtų veiklų įgyvendinimui. Jei jūsų gyvenimo credo – asmeninis tobulėjimas, buvimas su šeima, gyvenimo ar visuomeninės veiklos vertės atradimas, tai karts nuo karto prie to sugrįžę svarbiausius dalykus įsirėšite į atmintį. Misija sukurs sistemą, pagal kurią jūs priimsite sprendimus kituose planavimo etapuose.

2. Efektyvus planavimas: apibrėžkite savo vaidmenis

Vaidmenys – tai pareigų, santykių su žmonėmis, visuomenės labui veiklos simboliai. Aiškus jų apibrėžimas sukurianatūrali struktūra, leidžianti išlaikyti pusiausvyrą. Vaidmenys, kuriuos atliekate, yra pagrįsti jūsų misija. Ant popieriaus lapo surašykite savo vaidmenis (pvz., žmona, mama, studentė, vadovas, direktorius, sporto klubo narys). Tyrimai rodo, kad pasirodyti daugiau nei septyniose yra neefektyvu, todėl pabandykite, pavyzdžiui, derinti tam tikras funkcijas. Gyvenimo vaidmenų nustatymas padeda pamatyti gyvenimą kaip visumą – matai, kad tai ne tik darbas ar šeima, bet ir visi kartu. Apibūdindami savo vaidmenis pastebėsite „svarbus, bet neskubius“ reikalus (II ketvirtis), į kuriuos dažniausiai nepaisoma. Be vaidmenų, į savaitės tvarkaraštį įtraukite „pjūklo galandimą“. Tai energija, kurią turėtume skirti tobulindami savo įgūdžius keturiose pagrindinėse gyvenimo dimensijose – fizinėje, socialinėje, intelektualinėje ir dvasinėje. Įsisavinę „pjūklą“ (gaudami rezultatus), pamirštame „pagaląsti pjūklą“ (išlaikyti ar ugdyti gebėjimą siekti rezultatų ateityje). Jei, pavyzdžiui, nesportuojame (fizinė sfera), nevykdome žinių (socialinė sfera), nesekame naujausių savo pramonės (intelektinės srities) pokyčių arba nežinome, kas mums svarbu. gyvenimą (dvasinę sferą), mes galime "atbukti" dėl disbalanso.

3. Efektyvus planavimas: nustatykite kiekvieno vaidmens tikslus

Pagalvokite apie svarbiausią dalyką, kurį galite padaryti atlikdami kiekvieną vaidmenį šią savaitę, kad pasiektumėte teigiamų rezultatų. Kas yra būtina, pvz., žmonai, vyrui, tėvui, darbuotojui? Ieškodami veiklos naudokite kompasą, o ne laikrodį ir sutelkite dėmesį į tai, kas svarbu, o ne į tai, kas skubu. Tai gali būti, pavyzdžiui, pasimatymas su vyru, daugiau laiko skirti vaikui, informacijos rinkimas greitojo skaitymo kursuose, meditacija. Iškelkite sau vieną ar du tikslus kiekvienam vaidmeniui.

4. Efektyvus planavimas: išmokite priimti sprendimus

Norėdami II ketvirčio tikslus paversti veiksmų planu, visą savaitę turite išmokti priimti teisingus sprendimus. Dažnai stengiamės rasti laiko „svarbioms“ veikloms I ir III kvartaluose, kuriuose jau pilna veiklos. Mes metame nuo vienos bylos prie kitos, patikiname tai kažkam kitam, atidedame, tikėdamiesi rasti laiko svarbiausiems dalykams. Tačiau – kaip rašo Stephenas R. Covey’us – „[…] esmė yra ne planų prioritetus, o prioritetų planavimą“. Įsivaizduokite platų stiklainį, į kurį subersite didelius akmenis. Nors stiklainis pripildytas akmenų, jis nėra pilnas, į tarpus galima pabarstyti žvyru. Bet tiesa ta, kad stiklainis vis dar nėra pilnas – galima įpilti smėlio ir galiausiai įpilti dar šiek tiek vandens. Mūsų tikslai II ketvirtyje yra „didieji akmenys“. Jei pirmiausia užsiimsime kitais dalykais – vandeniu,smėlis ir žvyras, o tada į planą norime įdėti didelius akmenis, mūsų pastangos bus bergždžios. Bet jei žinosime, kurie daiktai yra dideli akmenys, ir nusodinsime juos anksčiau už visus kitus, pamatysime, kiek daug galime nuveikti, kiek vandens, smėlio ir žvyro yra tuščiose erdvėse. Pasieksime tai, ką laikome svarbiu, ir tuo pačiu atitinkamai „koreguosime“ kitas veiklas.

5. Efektyvus planavimas: organizuoti kiekvieną dieną

Jūsų kasdienės užduotys yra pirmiausia atlikti svarbiausius dalykus, nepaisant netikėtų aplinkybių ir dienos iššūkių. Kartais pavyks įgyvendinti planą, kartais jį teks keisti, tačiau priimdami sprendimus pasikliaukite savo vidinio kompaso parodymais. Norėdami iškelti svarbiausius dalykus, ryte:

Įsivaizduokite DIENOS EIGA- peržiūrėkite savaitės tvarkaraštį, suraskite savo poziciją, peržiūrėkite šią dieną 7 dienų kontekste. Tai padės tinkamai reaguoti į netikėtas situacijas.

NUSTATYTI PRIORITETUS- pažymėkite savo veiksmus I ir II ketvirčių simboliais - taip būsite tikri, kad III ketvirčio reikalai netelpa į jūsų tvarkaraštį. Jei reikia papildomų prioritetų, I ir II ketvirčių veiklas pažymėkite išsamiau (pvz., apskritimu).

NUSTATYTI UŽDUOTIES LAIKĄ IR LAIKĄ- atskirkite tas, kurias galima atlikti bet kuriuo paros metu. Taip pat užsirašykite konkrečios veiklos terminus.

6. Efektyvus planavimas: įvertinkite savo efektyvumą

Savaitės pabaigoje pagalvokite, kokius tikslus pasiekėte, su kokiais iššūkiais susidūrėte, kokius sprendimus priimti, o jei pasirinkote, svarbiausi dalykai buvo pirmoje vietoje. Savaitės suvestinė padeda nekartoti tų pačių klaidų, leidžia būti efektyvesniems sekančiomis savaitėmis.

mėnesinis "Zdrowie"

Kategorija:

Psichologija